Kính chào quý vị,
Con có một vài hướng dẫn sử dụng chương trình QLGX khi bắt đầu nhập dữ liệu như sau:
Đầu tiên ta phải nhập thông tin giáo xứ, rồi nhập danh sách các giáo họ. Khi nhập thông tin gia đình, cá nhân thì buộc phải có thông tin giáo họ trước mới có thể nhập tiếp được.
Riêng phần nhập thông tin cá nhân và gia đình, con xin nêu một số cách mà các giáo xứ đã từng áp dụng như sau:
Trước hết cần thống nhất các quy ước nhập dữ liệu chung cho tất cả mọi người trước khi phân công. Ví dụ như tên thánh sẽ nhập theo kiểu tiếng latin, việt nam, kiểu tiếng anh, hoặc viết tắt,...
A. Phân công nhập theo sổ bí tích:
+ Chia ra mỗi người nhập một sổ bí tích theo cách sau: giả sử giáo xứ có các loại sổ rửa tội, XTRL, Thêm sức, Hôn phối, chúng ta nên phân sao cho nhập hết sổ rửa tội, sau đó mới nhập đến sổ XTRL, sau đó mới đến sổ thêm sức rồi sổ hôn phối. Lý do là mỗi giáo dân chỉ cần được nhập thông tin cá nhân 1 lần duy nhất trong chương trình (có thể là nhập từ màn hình danh sách giáo dân, gia đình, sổ bí tích,...các màn hình này đều có phần thêm thông tin cá nhân). Nên sau khi nhập xong sổ rửa tội, ta có hầu hết thông tin cá nhân của các giáo dân trong giáo xứ. Khi nhập đến các sổ khác, ta không nhập lại thông tin cá nhân mà chỉ tìm chọn đúng người đã được nhập trong sổ rửa tội (quý vị có thể xem thêm phần hướng dẫn tìm giáo dân trong phần hướng dẫn sử dụng), rồi mở màn hình cá nhân đó ra để nhập thêm các thông tin bí tích của sổ tương ứng. Nếu cá nhân nào chưa có trong sổ rửa tội thì ta mới nhập mới lại.
+ Sau khi nhập xong sổ rửa tội của tất cả các giáo dân, ta sẽ dùng chức năng kết nối dữ liệu từ cùng chương trình để kết nối chung vào 1 máy (quý vị xem thêm cách kết nối trong phần hướng dẫn sử dụng)
+ Sau khi kết nối xong, ta lại lấy dữ liệu mới nhất từ máy chính, đem về từng máy cá nhân và nhập tiếp thông tin các bí tích khác (quý vị có thể xem cách xuất dữ liệu từ chương trình và phục hồi vào máy khác trong phần hướng dẫn sử dụng)
+ Riêng bí tích hôn phối, có 2 cách nhập:
> Nhập từ màn hình cá nhân: trong màn hình cá nhân có thẻ hôn phối để nhập thông tin hôn phối của một người nào đó. Nếu đã nhập cho người chồng, thì người vợ tự động sẽ có thông tin hôn phối và ngược lại.
> Nhập từ màn hình nhập gia đình: trong màn hình nhập gia đình cũng có thể nhập thông tin hôn phối nếu bên cá nhân chưa nhập. Tuy nhiên, khi nhập thông tin hôn phối từ màn hình nhập gia đình thì chương trình sẽ đồng thời lưu thông tin hôn phối và tạo 1 gia đình mới tương ứng với thông tin hôn phối đó (nếu gia đình đó chưa được tạo).
+ Sau khi nhập xong các phần trên, ta đã có gần đủ thông tin cá nhân và bí tích của các giáo dân. Bây giờ ta cần có thông tin gia đình và các thành viên trong gia đình.
> Nếu giáo xứ có sổ lý lịch trích ngang của các gia đình thì ta dùng sổ này để nhập thông tin gia đình và các thành viên. Bên gia đình cũng giống trong cá nhân ở chỗ mỗi gia đình chỉ được nhập duy nhất 1 lần trong chương trình. Nếu đã có rồi thì ta sẽ dùng chức năng tìm và sửa để thêm thành viên trong gia đình. Tuy nhiên, dùng lý lịch trích ngang có thể không có thông tin chi tiết của gia đình như địa chỉ, số điện thoại gia đình,...
+ Sau khi nhập xong các giáo dân trong giáo xứ, ta sẽ điều tra thêm các giáo dân mà không có thông tin trong các sổ bí tích để nhập thêm. Các giáo dân ngoài xứ thì chọn giáo họ là "ngoài xứ". Với những người lương dân nhưng kết hôn với giáo dân trong xứ theo phép chuẩn, ta cũng nhập thông tin vào, nhưng chọn cho họ là "người không được thống kê" để chương trình loại ra khỏi danh sách giáo dân trong xứ.
* Cách này thường dùng nếu ta chỉ có các loại sổ bí tích mà khó khăn trong việc thu gom sổ gia đình.
B. Phân công nhập theo sổ gia đình:
- Nếu có sổ gia đình của các gia đình ta có thể có đầy đủ thông tin gia đình để nhập tất cả. Nếu vậy thì ta chỉ cần dùng màn hình nhập gia đình để nhập cả thông tin cá nhân của từng gia đình và cả thông tin gia đình.
- Theo cách này thì nên phân chia mỗi máy nhập 1 vùng (giáo họ, giáo khu, liên gia...)
* Cách này thường dùng trong trường hợp ta có thể thu sổ gia đình của cả giáo xứ về, nhập xong thì trả lại.
C. Điều tra thông tin giáo dân, gia đình rồi mới nhập dữ liệu:
- Phân công mỗi người đứng đầu mỗi vùng tự điều tra thông tin gia đình của vùng mình, theo 1 mẫu nào đó để có thể thu thập được thông tin gia đình và các thành viên trong gia đình mà chương trình cần.
- Tập hợp các thông tin đã điều tra và phân ra để nhập dữ liệu theo từng vùng.
* Ghi chú:
Trong các cách trên, sau khi nhập xong dữ liệu cho toàn giáo xứ, nên in ra lại, phát lại cho từng gia đình để họ tự kiểm tra và sửa lại trực tiếp trong từng mẫu in, sau đó gom lại về giáo xứ để chỉnh sửa lại dữ liệu cho chính xác nhất.
Ngoài ra, chương trình có chức năng kiểm tra dữ liệu sau khi nhập, dùng cách này ta cũng có thể phát hiện ra 1 số vấn đề về dữ liệu nhập (quý vị xem thêm trong phần hướng dẫn sử dụng).
Nếu gặp khó khăn khi sử dụng ở bất cứ màn hình nào, ta có thể nhấn phím F1 để xem thêm hướng dẫn sử dụng, con đã viết hướng dẫn khá chi tiết cho từng màn hình. Con sẽ tiếp tục cập nhật hướng dẫn sử dụng cho chi tiết hơn.
Quý vị có thể chia sẻ thêm những kinh nghiệm của mình trong việc nhập dữ liệu, con sẽ tập hợp lại cho mọi người tham khảo.