Các màn hình trong chương trình được chia làm 2 loại chung, đó là: màn hình nhập và màn hình danh sách. Các màn hình cùng loại sẽ có những thao tác chung gống nhau như thao tác nhập liệu, cập nhật, các thao tác trên lưới,... Vì thế, khi ta quen thao tác với một màn hình nào đó, có thể dễ dàng thao tác với màn hình khác có cùng loại (loại màn hình nhập hoặc loại màn hình danh sách).
I. Các thao tác chung trong màn hình nhập
- Nhập ngày tháng
Ngày tháng nhập theo định dạng "ngày / tháng / năm". Có thể chỉ nhập "tháng / năm" hoặc chỉ nhập "năm".
- Nhập họ tên
Khi nhập họ tên có thể nhập chữ thường, chương trình sẽ tự định dạng chữ theo mẫu in hoa ký tự đầu tiên mỗi từ.
Khi nhập xong một mục, bấm phím Tab trên bàn phím để chuyển sang mục kế tiếp.
- Các thao tác khác
Các màn hình nhập đều có 2 nút "Cập nhật" và "Quay về" khi ta thêm mới hoặc chỉnh sửa thông tin.
- Cập nhật: Đóng màn hình và lưu lại các thông tin vừa nhập.
- Quay về: Đóng màn hình và không lưu lại các thông tin vừa nhập.
Nếu bấm phím Enter trên các màn hình nhập, đồng nghĩa với thao tác bấm nút "Cập nhật" trên màn hình đó.
II. Các thao tác chung trên màn hình danh sách
-
Chọn phạm vi làm việc
Thường các màn hình danh sách có một hộp danh sách ở đầu màn hình cho ta chọn (Danh sách giáo họ, danh sách các loại bí tích,...), đó là phạm vi làm việc với danh sách.
Khi ta chọn xong một mục trong hộp danh sách này, dữ liệu tương ứng với mục chọn sẽ hiển thị trên lưới.
-
Các thao tác chung trên lưới
Ở đây lấy ví dụ lưới danh sách giáo dân
Trong các lưới danh sách thường có 2 phần: các nút công cụ phía trên và lưới danh sách bên dưới.
2.1 Các nút công cụ: các màn hình danh sách thường có các nút công cụ trong lưới danh sách như sau:
+ Thêm: thêm mới thông tin một đối tượng trên lưới tùy vào mỗi màn hình (giáo dân, gia đình,...)
+ Loại bỏ (hoặc "Xóa"): Loại đối tượng được chọn trên lưới ra khỏi danh sách.
+ Xem-Sửa (hoặc chỉ "Xem"): Cho phép xem thông tin chi tiết một đối tượng được chọn trên lưới.
+ Tìm kiếm trên lưới: Chức năng này giống chức năng Filter của Excel. Cho phép ta lọc lại dữ liệu được hiển thị trên lưới theo một số điều kiệu nhất định. Khi nhấp nút này, màn hình sau sẽ được mở ra cho ta đặt điều kiện lọc:
Trong màn hình này, dòng đầu tiên:
- Mục đầu tiên là tiêu chí lọc (ví dụ: với giáo dân thì có thể lọc theo họ tên, tên thánh, ngày sinh,...)
- Mục thứ 2 là độ chính xác khi lọc như: chứa từ (tìm gần đúng), bằng (tìm chính xác), nhỏ hơn, lớn hơn,...
- Mục thứ 3 là giá trị cần lọc (được nhập vào từ bàn phím, có thể gõ chữ thường cho tất cả, vì chương trình không phân biệt hoa-thường)
- Mục thứ 4 là thêm điều kiện lọc: Khi nhấp vào mục này sẽ hiện ra thêm một điều kiện lọc bên dưới với các mục gần giống như trên, nhưng có thêm mục nối điều kiện như: và, không,... Theo như trong hình ví dụ, sẽ tìm ra những giáo dân có trên lưới mà họ tên chứ từ "Lan" và đã lập gia đình.
- Mục thứ 5 là xóa điều kiện cùng dòng.
Khi lập xong các điều kiện, ta nhấp enter hoặc bấm phím "Đồng ý" để chương trình cho ra kết quả lọc trên lưới.
+ In danh sách: Danh sách trên lưới thế nào sẽ được chuyển qua phần mềm excel như thế ấy. Tuy nhiên sẽ chuyển toàn bộ dữ liệu khi chưa được lọc theo điều kiện nào trên lưới.
+ Một số màn hình danh sách có thêm nút "Chọn" để ta chọn những giáo dân đã được nhập trước trong chương trình vào danh sách.
Khi bấm nút chọn, sẽ xuất hiện một màn hình để chúng ta chọn giáo dân như sau:
trong màn hình này, ta thực hiện từng bước như sau:
- Chọn một giáo họ trong danh sách các giáo họ
- Nhập tên người muốn tìm vào mục tìm kiếm (có thể nhập họ tên, hoặc nhập chỉ có tên, hay nhập mã giáo dân tuy theo ta chọn loai tìm kiếm nào) sau đó gõ enter, các tên có những thông tin theo yêu cầu của ta sẽ hiện ra, chọn giáo dân cần tìm, tiếp đến bấm nút “đồng ý” hoặc nhấp kép chuột lên tên đó thì đương sự sẽ được nhập vào danh sách.
+ Ngoài ra, mỗi màn hình lại có những nút công cụ riêng tùy vào chức năng của màn hình đó.
2.2 Lưới danh sách:
a. Lọc dữ liệu:
Mục đáng lưu tâm nhất ở lưới danh sách là dòng trống trên cùng (sau dòng tiêu đề) trong mỗi lưới.
Mục này để lọc lại dữ liệu (cũng giống chức năng "Tìm kiếm trên lưới" hay chức năng Filter trong Excel). Tuy nhiên dữ liệu được lọc chính xác theo những gì ta nhập vào.
- Để lọc dữ liệu bằng chức năng này, nhấp chuột vào một ô trong dòng trống này trong cột muốn lọc. Nhập giá trị và bấm phím Enter
Theo như hình ví dụ, chương trình sẽ tìm ra các giáo dân có họ tên là "nguyễn thị hoa" (không phân biệt hoa-thường). Nếu muốn lọc tiếp theo điều kiện khác dựa trên kết quả vừa nhận được, ta tiếp tục nhập vào các điều kiệu khác trong dòng trống này tại các cột khác như ngày sinh, phái, lập g.đình,...
Chức năng này có thể cho ta biết tổng quát trong giáo họ / giáo xứ có bao nhiêu người đã lập gia đình / chưa lập gia đình, bao nhiêu người nữ / nam,...
- Khi không muốn áp dụng một điều kiện lọc nào, ta nhấp nút "X" bên cạnh mỗi điều kiện lọc trong dòng này, điều kiện đó sẽ bị xóa. Khi không còn điều kiện lọc nào, lưới danh sách sẽ trở về trạng thái ban đầu.
Một điều rất tiếc là ta không thể sắp xếp dữ liệu ngày tháng trong các cột ngày tháng, vì dữ liệu ta nhập có thể chỉ gồm năm hoặc tháng năm hoặc không nhập gì (một yêu cầu rất thực tế nhưng lại làm chương trình bị hạn chế). Bởi thế, chương trình không thể dùng các phép so sánh ngày tháng trên các dữ liệu được nhập, mà chỉ là phép so sánh các chuỗi dữ liệu.
b. Sắp xếp lại các cột hiển thị trên lưới:
Ta có thể sắp xếp lại thứ tự các cột trên lưới bằng cách dùng chuột kéo các cột đến vị trí khác.
Trong hình ví dụ, cột "Điện thoại" được kéo về phía trước cột "Ngày HP".
Để loại bỏ 1 cột ra khỏi lưới, dùng chuột kéo cột đó ra khỏi vùng hiển thị của lưới danh sách, cột đó sẽ biến mất.
Khi xuất danh sách ra excel, thứ tự các cột trong excel cũng sẽ giống như thứ tự sau khi đã được sắp xếp lại trên lưới.
Khi đóng màn hình và mở lại, các cột sẽ được hiển thị và sắp xếp lại như cũ.